Ассистент (ЧТЭЦ-4)

Вакансии:лого

Функциональные обязанности

  • Ассистент Станции выполняет задачи, поставленные руководством Общества и непосредственным руководителем;
  • Планирует рабочее время руководителя, включая встречи, телефонные и прочие переговоры, собеседования и т.д.; ведет и корректирует рабочий календарь руководителя;
  • Организует обеспечение рабочего места руководителя оргтехникой, канцтоварами и прочими принадлежностями, способствующими его эффективной работе;
  • Осуществляет техническую помощь руководителю (копирование, печать, сканирование и пр.);
  • Занимается организацией деловых встреч и совещаний руководителя, включая приглашение участников, подготовку и/или сбор материалов, обеспечение места проведения встречи (бронирование переговорной комнаты, проверка наличия необходимого оборудования), подключение теле-/видео конференции;
  • Протоколирует деловые встречи и совещания руководителя, передает протоколы на утверждение руководителю, осуществляет распределение протокола среди участников совещания;
  • Организует прием посетителей руководителя: осуществляет заказ пропусков и сопровождение посетителей при необходимости;
  • Осуществляет прием приглашенных лиц, делегаций по поручению руководителя, включая обеспечение логистики приема, организации места пребывания, необходимых встреч, перевода совещаний и т.д.;
  • Организует обеспечение входящих и исходящих звонков руководителя;
  • Занимается планированием, организацией и отчетностью по служебным поездкам руководителя: логистика командировки, бронирование гостиницы и билетов организация трансфера предоставление отчетности по командировке руководителя в соответствующие службы;
  • Занимается планированием, организацией и отчетностью по служебным поездкам сотрудников Станции, не имеющих доступ к модулю командировок (SAP FI-TV или ESS), либо рабочее место которых не предусматривает наличие ПК: логистика командировки, бронирование гостиницы и билетов организация трансфера предоставление отчетности по командировке в соответствующие службы;
  • Ведет отчетность по расходам руководителя, связанным с исполнением им его должностных обязанностей: расходы по корпоративной карте, прочие расходы;
  • Осуществляет сбор и подготовку аналитических, информационных, справочных и иных материалов по запросу руководителя;
  • Ведет телефонную и информационную базы руководителя;
  • По распоряжению руководителя осуществляет организацию письменного перевода документов руководителя и сотрудников Станции;
  • По распоряжению руководителя осуществляет организацию устного перевода совещаний руководителя и сотрудников Станции;
  • Обеспечивает организацию делопроизводства на Станции, контролирует соблюдение правил документооборота Общества сотрудниками Станции;
  • Осуществляет прием документов для руководителя через СЭД, по электронной почте, на бумажном носителе на ознакомление, исполнение, согласование, утверждение и передает их руководителю;
  • Контролирует сроки и порядок рассмотрения и исполнения писем, заявлений, жалоб сотрудников Станции; докладывает Техническому директору Станции о случаях нарушения установленного порядка работы с письмами, заявлениями и жалобами сотрудников Станции;
  • Отслеживает поступление корреспонденции и печатных изданий для руководителя, своевременно передает их руководителю;
  • Проводит проверку правильности составления, оформления и согласования документов, передаваемых руководителю на подпись;
  • На основании заявок от подразделений Станции осуществляет подготовку, согласование в системе электронного документооборота приказов о привлечении работников Станции к работе в выходной (нерабочий праздничный день), к сверхурочной работе, передачу приказов на утверждение и регистрацию;
  • Осуществляет проверку соответствия текста документа на бумажном носителе, поступающего на согласование и утверждение руководителю, версии в системе электронного документооборота;
  • Осуществляет передачу документа(ов) заинтересованным лицам по распоряжению руководителя;
  • Осуществляет контроль исполнения резолюций и поручений Генерального директора, контролирует соблюдение сроков выполнения указаний и поручений непосредственного руководителя;
  • Осуществляет контроль за соблюдением сроков предоставления информации, согласования и утверждения документов подразделениями, подчиненных непосредственному руководителю;
  • Составляет по поручению руководителя письма, запросы и другие документы и направляет их по каналам связи (почта, электронная почта, факс и пр.) в соответствующие службы или соответствующим лицам;
  • Осуществляет хранение документов по распоряжению руководителя;
  • Обеспечивает своевременное предоставление в Управление по кадрам и заработной плате информации о периодах отсутствия руководителя, а также документов - оснований с указанием согласованной кандидатуры на временное возложение обязанностей;
  • Обеспечивает отправку документов посредством ФГУП «Почта России»: оформляет в конверты, составляет реестры, обеспечивает передачу оформленных почтовых отправлений по реестру в соответствующее почтовое отделение;
  • Обеспечивает отправку документов посредством экспресс-почты;
  • Ведет отчетность по почтовым расходам: составляет авансовые отчеты и передает их в соответствующее подразделение;

Требования

  • Высшее образование;
  • Опыт работы на аналогичной позиции не менее 1 года.

Условия

  • Оклад;
  • ДМС/НС;
  • Бессрочный трудовой договор;
  • Рабочее место – г. Челябинск, ул. Российская, 1

 

По вопросам рассмотрения данной вакансии обращайтесь к специалисту по подбору персонала по телефону: 8 (351) 259-34-55

Направляйте свое резюме по адресу: [email protected] , в теме письма укажите вакансию, на которую Вы претендуете.

AU13

Анкета соискателя